Publicerat 31 oktober 2018 i kategorin Artiklar

Arkivering av kvitton och fakturor

Det är viktigt att du i ditt företag arkiverar kvitton, fakturor och annan räkenskapsinformation på rätt sätt. Vi sammanfattar vilket ansvar du har som företagare och vad som gäller när du upphör med eller överlåter ditt företag.

Du måste spara företagets räkenskapsinformation i minst sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Om ditt företag har brutet räkenskapsår, till exempel 1/7 till 30/6, innebär det att du måste spara räkenskapsinformationen i sju år och sex månader. Men du kan till följd av exempelvis preskriptionsregler eller skatteregler behöva spara informationen under ännu längre tid.

Papper eller elektroniskt

Enligt bokföringslagen är det tillåtet att fotografera eller skanna fakturor, kvitton eller annan räkenskapsinformation företaget fått på papper, för att kunna spara dem på data-media. Men du får inte förstöra pappersfakturorna eller
kvittona efter att du skannat dem. Dessa måste företaget spara under minst tre hela kalenderår efter det år som företagets räkenskapsår avslutades. Sedan kan du kasta dem.

Det omvända gäller också. Får ditt företag en elektronisk faktura kan du skriva ut den och spara den på papper. Men företaget måste då samtidigt spara den elektroniska fakturan under minst tre hela kalenderår efter det år som företagets räkenskapsår avslutades.

Både papper och elektroniskt

Tar ditt företag emot en faktura både på papper och elektroniskt i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form den ska sparas. Det innebär att om företaget väljer att spara den elektroniska fakturan kan du kasta pappersfakturan.

Men det gäller inte om företaget får en pappersfaktura som du sedan fotograferar eller skannar. Företaget har då inte tagit emot fakturan i olika form utan fört över den från en form till en annan.

Kvitton på utlägg

Om en anställd gör ett inköp för ditt företags räkning är det en affärshändelse i företaget. Det gäller oavsett om den anställde betalar med egna eller företagets pengar eller kort. Kvittot som den anställde får vid köpet är företagets och ska hanteras på samma sätt som när ditt företag gör egna inköp. Det innebär att om den anställde tar emot ett papperskvitto ska det kvittot lämnas till företaget så att det kan arkiveras. Har den anställde endast tagit emot kvittot elektroniskt, ska företaget spara det elektroniskt.

Kundfakturor

Fakturor som företaget upprättar ska bevaras i det skick du sammanställt och sparat dem i företagets bokföring. Det innebär att om du upprättar en kundfaktura elektroniskt men presenterar den i pappersform i företagets bokföring, ska fakturan arkiveras i pappersform. Det gäller oavsett om du skickar fakturan elektroniskt eller på papper till kunden.

När företaget överlåts eller upphör

Har du en enskild firma är det du som är ansvarig för arkiveringen av företagets räkenskapsinformation. Överlåter du verksamheten behåller du arkiveringsskyldigheten för tiden före överlåtelsen. Detsamma gäller om du avslutar firman. Ditt ansvar kvarstår då arkiveringstiden ut. När du avlider övertar dödsboet arkiveringsskyldigheten, men upphör när dödsboet skiftats. Därefter finns inte längre någon arkiveringsansvarig.

Juridisk person

Bedrivs ditt företag i aktiebolagsform är det företaget som ansvarar för arkiveringen. Men ytterst blir det ändå du som är ansvarig om du ingår i företagets styrelse.

Vid en överlåtelse följer ansvaret för räkenskapsinformationen med företaget.

Arkiveringsansvaret kan inte avtalas bort. Det innebär att om företaget låter till exempel ett arkiveringsföretag eller en redovisningskonsult sköta arkiveringen, måste företaget försäkra sig om att arkiveringsreglerna följs och se till att det går att få tillgång till all räkenskapsinformation under hela arkiveringstiden.

Likvidation

Begär du ditt bolag i likvidation utses en likvidator som ersätter styrelsen. Han avvecklar bolaget och fördelar eventuellt överskott mellan aktieägarna. Bolaget är upplöst när likvidatorn har lagt fram sin slutredovisning på en bolagsstämma. Likvidatorn har därefter ett fortsatt ansvar för att arkivera företagets räkenskapsinformation. När ett handelsbolag likviderats utan likvidator är det bolagsmännen som har det ansvaret.

Fusion

Har ditt bolag fusionerats med ett annat företag har samtliga tillgångar och skulder tagits över av det andra företaget. Samtidigt har ditt bolag upplösts utan likvidation. Det övertagande företaget övertar vid fusionen ansvaret för att arkivera det överlåtande bolagets räkenskapsinformation.

Konkurs

Försätts ditt företag i konkurs är du skyldig att överlämna företagets räkenskapsinformation till konkursförvaltaren.

Räkenskapsinformation som avser tiden före konkursen ska efter avslutad konkurs återlämnas till företaget. Det har trots konkursen ett fortsatt arkiveringsansvar.

Visar det sig vara svårt för konkursförvaltaren att återlämna räkenskapsinformationen ska den överlämnas till Kronofogden, som är tillsynsmyndighet över konkursförvaltningen. I praktiken brukar dock konkursförvaltaren, efter avslutad konkurs, skicka räkenskapsinformationen till ett arkivföretag där den förvaras under den återstående arkiveringstiden.

Räkenskapsinformation som härrör från själva konkursboet ska bevaras av konkursförvaltaren.

bfn.se

Publicerat 14 mars 2019

Skogskonto i dödsbo

Skogskonto En enskild näringsidkare som har intäkt av skogsbruk får under vissa förutsättningar göra avdrag för belopp som sätts in på ett skogskonto. I gengäld är uttag från skogskontot skattepliktiga. Syftet med reglerna om skogskonton är att möjliggöra en fördelning av beskattningen av intäkterna över flera år. Om medel på ett skogskonto överlåts till annan gäller …

Läs mer

Publicerat 14 mars 2019

Full förseningsavgift för vilande bolag

Förseningsavgift Skatteverket kan ta ut förseningsavgift om den som ska lämna inkomstdeklaration inte har gjort det i rätt tid. För aktiebolag och ekonomiska föreningar uppgår förseningsavgiften till 6 250 kr. Skatteverket kan påför en, två eller tre förseningsavgifter för samma inkomstdeklaration som inte är lämnad i rätt tid. Storleken på den andra och tredje avgiften är …

Läs mer

Publicerat 14 mars 2019

Återkallelse av F-skatt för juridiska personer

F-skatt När ersättning för arbete betalas till en juridisk person som inte är godkänd för F-skatt ska uppdragsgivaren göra ett skatteavdrag på 30 procent. Sådant skatteavdrag behöver inte göras om den juridiska personen har ett godkännande för F-skatt när ersättningen för arbetet bestäms eller när ersättningen betalas ut. Godkännandeför F-skatt En enkel ansökan är i de …

Läs mer

Publicerat 15 februari 2019

Sjukpenninggrundande inkomst och obetalda semesterdagar

Din sjukpenninggrundande inkomst fastställs av Försäkringskassan och ligger till grund för beräkningen av flera slags ersättningar inom socialförsäkringssystemet. Sjukpenninggrundande inkomst är den årliga inkomst i pengar som du kan antas få tills vidare för eget arbete. Den sjukpenninggrundande inkomsten ska ändras om Försäkringskassan har fått reda på att dina …

Läs mer

Publicerat 15 februari 2019

Pensionsrådgivning kan vara en skattefri förmån

Ett företag avsåg att erbjuda de anställda såväl allmän information om pension som individuell information och rådgivning (pensionsvägledning) med olika omfattning. Företaget vände sig till Skatterättsnämnden för att få ett förhandsbesked om de anställda skulle förmånsbeskattas eller inte för denna rådgivning. I sin ansökan om förhandsbesked beskrev företaget två olika …

Läs mer

Publicerat 15 februari 2019

Skattefria kläder

Skyddskläder Men om din arbetsgivare tillhandahåller fria överdrags- och skyddskläder till dig som är anställd blir du inte förmånsbeskattad för värdet av dessa. Motivet för skattefriheten är att sådana kläder jämställs med arbetsredskap. Det är kläder som på grund av arbetets beskaffenhet utsätts för stort slitage, kraftig nedsmutsning eller annars förbrukas osedvanligt …

Läs mer

Publicerat 15 januari 2019

Sänkning av insatsen i en bostadsrättsförening

Äger du en bostad i en bostadsrättsförening (privatbostadsföretag) där insatsen har sänkts efter ditt köp, ska du minska din anskaffningsutgift vid en framtida kapitalvinstberäkning för bostadsrätten med motsvarande belopp. Har du sålt din bostadsrätt efter att föreningsstämman beslutat att sänka insatsen men innan föreningen betalat ut beslutad sänkning, beror det på om …

Läs mer

Publicerat 14 januari 2019

Vinstbeskattning av enmansdödsbo

Det är den av enmansdödsboet eller delägaren som är ägare till tillgången vid försäljningstillfället som ska ta upp kapitalvinsten till beskattning. Arvskifte När det finns flera delägare i ett dödsbo avslutas förvaltningen av boet normalt genom ett arvskifte. I dödsbon med bara en ägare behövs inget skifte utan boets egendom övergår formlöst på den ende arvingen. …

Läs mer

Publicerat 14 januari 2019

Redovisning av förmåner i arbetsgivardeklarationen

Löner och förmåner ska från och med lönemånad januari 2019, i vissa fall redan från och med lönemånad juli 2018, redovisas på individnivå varje månad i en arbetsgivardeklaration, AGI. Huvudregel En skattepliktig förmån ska redovisas i arbetsgivardeklarationen för den kalendermånad förmånen har getts ut till den anställde. Detta kan som regel tillämpas utan problem för …

Läs mer

Publicerat 12 december 2018

Vinstbeskattning vid förändring av bostadsrätt

I ett ställningstagande redogör Skatteverket för sin syn hur en förändring av en bostadsrätt ska beskattas i olika situationer. Bor du i en bostadsrätt kan det uppstå ett behov av att förändra den genom att ett utrymme överförs till annan bostadsrätt eller att din tillförs ett utrymme. Din bostadsrätt kan delas upp i flera och äger du flera bostadsrätter i samma förening kan …

Läs mer

Gå till startsidan